Trata-se de um processo que permite ao gestor identificar divergências, prevenir perdas, corrigir erros operacionais e tomar decisões estratégicas com base em dados confiáveis
Em um cenário de crescente complexidade nas operações comerciais, a conciliação financeira tornou-se uma prática indispensável para a gestão eficiente das ópticas brasileiras. Mais do que uma simples conferência entre registros internos e extratos bancários, trata-se de um processo que permite ao gestor identificar divergências, prevenir perdas, corrigir erros operacionais e tomar decisões estratégicas com base em dados confiáveis. A conciliação abrange todas as formas de transação, vendas parceladas, pagamentos via cartão, PIX, carnês, convênios e movimentações em espécie, e exige precisão para garantir a saúde financeira do negócio.
Ricardo Floriano, CEO da B -15 Optidados, destaca que a conciliação financeira, quando aplicada com rigor e constância, transforma-se em uma ferramenta estratégica. “Mais do que uma prática contábil, trata-se de uma decisão gerencial que impacta diretamente na lucratividade e na longevidade da empresa”, afirma. Segundo ele, o sistema B -15 Optidados, desenvolvido pela empresa, automatiza esse processo por meio da integração entre os módulos financeiro, contábil e comercial, permitindo a importação de arquivos OFX e a conexão com operadoras de cartão. “Isso reduz custos com divergências contratuais e facilita a gestão”, explica.
A clareza proporcionada pelo sistema é, segundo Floriano, determinante para o gestor. “Sem visibilidade, o gestor sequer sabe que há um problema e, portanto, não pode agir.” O B-15 Optidados realiza cruzamentos automáticos entre os dados de vendas e os fechamentos de caixa, por operador e por dia, e permite o acompanhamento preciso das transações em dinheiro, por meio da abertura e fechamento diário de caixa. Recentemente, a Optidados lançou uma funcionalidade que centraliza os dados de qualquer operadora de maquininha, eliminando a necessidade de múltiplos acessos.
Roberta Almeida Rezende, gestora de Implantação e Suporte da B-15 Optidados, reforça que a conciliação é uma comparação entre o que foi lançado no meio físico, como uma venda ou uma conta a pagar, e o que de fato ocorreu no banco, na operadora ou no caixa. “A recomendação é que tudo que ocorre no meio físico seja registrado de forma idêntica no sistema”, afirma. Essa prática permite prevenir fraudes, corrigir erros operacionais e verificar se as taxas aplicadas pelas operadoras estão de acordo com o contratado.
O sistema B-15 Optidados oferece módulos específicos para caixa, financeiro e conciliação bancária e de cartão. “O cliente pode importar o arquivo OFX do banco e confrontar os dados com os lançamentos do sistema, realizando os ajustes necessários”, explica Roberta. A conciliação de cartão permite checar taxas e datas de pagamento, possibilitando correções em tempo real, e um fluxo de caixa maus preciso. “Antes, muitos gestores faziam esse controle por meio de planilhas, ou nem faziam, confiando apenas no extrato bancário”, observa.
Roberta também destaca que a conciliação permite uma visão clara das saídas, antecipação de inadimplência e gestão de carnês com crediário próprio. “Com a gestão via sistema, o lojista pode incluir juros e multa automaticamente, além de realizar campanhas de lembrete da data de pagamento”, afirma. O sistema também permite a baixa dos pagamentos e decisões estratégicas sobre a continuidade da modalidade.
Um dos atendimentos mais recorrentes no suporte da B-15 Optidados envolve divergências no valor de caixa. “É comum que o operador conceda um desconto ao cliente, mas não registre esse desconto no sistema. Ou que retire um valor para comprar algum item e também não registre. Isso compromete a visibilidade dos pequenos descontos e gera uma percepção equivocada sobre o fluxo financeiro da empresa”, relata.
A experiência prática da optometrista Marlene Gutierrez Bueno, proprietária da Ótica Elis, confirma os benefícios da adoção do sistema B B-15 Optidados “Hoje posso dizer que a rotina da minha óptica mudou muito”, afirma. Ela destaca que, ao receber mercadorias, o estoque é atualizado automaticamente, as etiquetas ficam prontas para impressão e as contas a pagar são lançadas no sistema. “Isso traz agilidade e segurança, permitindo que a loja esteja pronta para as vendas em pouco tempo.”
Marlene também valoriza o impacto do sistema no atendimento ao cliente. “Com o sistema, consigo manter os agendamentos em ordem e registrar informações relevantes, que auxiliam no pós-venda”, afirma. No aspecto financeiro, ela observa ganhos significativos. “Com as despesas fixas devidamente registradas, como salários, energia e aluguel, o sistema gera automaticamente relatórios essenciais, como o fluxo de caixa e o DRE. Isso faz toda a diferença para a saúde financeira da loja”, finaliza.
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