Fabiana David, analista de negócios do Sebrae-SP, aponta que o sucesso ou fracasso de um negócio está diretamente relacionado à sua gestão. “Na era da tecnologia e do conhecimento, essa gestão está cada vez mais automatizada, realizada com o auxílio de softwares completos e eficientes. Conhecidos como Enterprise Resource Planning (ERP), os sistemas integrados de gestão auxiliam empresários de vários segmentos a controlarem os dados das suas empresas e a tomarem decisões mais assertivas com base neles”, explica.
Segundo a analista, nas empresas que utilizam softwares de gestão os processos operacionais tendem a se tornar mais rápidos, porém não basta ter um bom software, é importante saber utilizá-lo corretamente e, mais do que isso, o empreendedor precisa ter conhecimento em gestão para entender as informações que os softwares demonstrarão, para então tomar decisões melhores baseadas nessas informações. “A empresa, quando adquire essa ferramenta, terá uma gestão mais eficiente uma vez que as informações estarão registradas e organizadas, desde que o sistema seja alimentado corretamente”, observa Fabiana.
Uma dica muito importante é que, antes de adquirir um sistema de gestão, o empreendedor realize uma pesquisa de mercado a fim de escolher a melhor opção, conforme o tipo e complexidade do seu negócio.
Existem softwares que servem a vários segmentos de negócios e aqueles que são específicos para um segmento, com opções pagas que geralmente são mais completas ou possuem mais recursos, mas também opções gratuitas que podem ajudar. O importante é entender como ele poderá contribuir de maneira prática para a gestão e o gerenciamento das informações da empresa, sejam elas financeiras, de estoque, clientes, etc.
Assim como no mercado em geral, no segmento óptico a gestão e as atitudes dos gestores nas tomadas de decisão impactam muito os resultados da empresa. Para a analista do Sebrae-SP, os maiores desafios desse setor são o marketing, a comunicação de maneira geral e a contratação de funcionários. “Pontos importantes para esse segmento, na hora de receber os clientes são: preço competitivo, variedade nas formas de pagamento e localização, mas o que realmente atrai o público para a sua loja, seja por indicação ou qualquer outro meio de divulgação, é o atendimento e o relacionamento com seus clientes”, conclui.
Proprietário de uma óptica em Volta Redonda (RJ), o empresário Caíque Reis ressalta a importância de escolher e saber utilizar um bom sistema de gestão. Segundo ele, informações registradas manualmente em planilhas não são mais eficientes, podem apresentar falhas e comprometer o gerenciamento do negócio. “Com um software adequado ao seu tipo de negócio é possível detalhar os dados e informações, analisar o cenário presente e inclusive traçar planos e metas para o futuro”, observa.
Ele conta que a empresa tem mais de 50 anos de existência, mas que apenas em 2010 começou a utilizar um software de gestão. Em 2017 adquiriu uma ferramenta mais completa e, no ano passado deu um novo passo na modernização do sistema, com um software mais aprimorado com soluções como a interligação com plataformas on-line, como o e-commerce.
“É necessário estar atento aos novos programas oferecidos no mercado, pois o cenário das ópticas muda com frequência e o empresário precisa acompanhar estas mudanças para fazer uma melhor gestão e obter melhores resultados e lucros com o seu empreendimento. O uso da tecnologia na empresa é um caminho sem volta”, frisa Caíque.
Caíque Reis, empresário do segmento óptico
Ricardo Floriano, sócio-diretor da Geeks Sistemas para Gestão, diz que um bom software traz, além das funções obrigatórias como emissão de notas fiscais, dezenas de recursos que irão otimizar o tempo dos gestores e colaboradores. “Imagina fechar a comissão de vendas de quatro vendedores no final do mês se você fez todas as vendas em papel. Seria necessário separar em pilhas as comissões de cada um, depois somar todas para ter o total de vendas de cada colaborador e aí aplicar um percentual de comissão. Com um software, além de lançar as vendas e, com isso, já fazer a gestão de estoque, por exemplo, o empresário terá acesso aos custos e margens, quais produtos são mais vendidos e por quem, os percentuais de desconto, quem vende mais de tal marca, entre outras dezenas de informações que vão auxiliar o dono da empresa a tomar melhores decisões”, ressalta.
Para o especialista, o melhor momento para adquirir um software de gestão acontece já na tomada de decisão de abertura da empresa. Segundo ele, as soluções apresentadas atualmente têm um custo muito acessível, além de recursos importantes que ajudam a diferenciar a empresa dos demais concorrentes.
Ricardo explica que os softwares comerciais vão dos genéricos aos mais especializados, sendo os primeiros mais direcionados ao comércio ou prestação de serviços em geral, e o importante é entender que um software é composto por algoritmos pré-pensados para determinadas ações, ou seja, não se adaptam sozinhos a novas situações e realidades.
“A inteligência artificial está chegando para algumas áreas, porém, quando se fala em operação diária, ela ainda está muito distante. Então o empresário precisa considerar que sua óptica é muito diferente de qualquer outro varejo ou prestador de serviço. Suas vendas são personalizadas, cada par de óculos de grau, com ou sem a parte solar, exige medidas específicas para cada olho do cliente. A óptica comercializa um produto final que, na verdade, é composto por, no mínimo, três produtos, sendo dois deles personalizados ao cliente. Que outro varejo possui isso?”, questiona. “Então, no coração da óptica, já se tem um processo diferente que precisa de algoritmos diferentes para atender estas demandas, seja na hora de tirar as medidas do usuário, na hora de receber pagamento como sinal, de gerar um carnê com nota promissória, de gerir este pedido no laboratório, não perder prazo de entrega e se comunicar o cliente até a hora da entrega e emissão da nota fiscal”, explica o especialista da Geeks.
Ricardo Floriano, sócio-diretor da Geeks Sistemas para Gestão
As soluções oferecidas para este segmento são várias, inclusive gratuitas, até as mais exclusivas e personalizadas, mas é importante considerar o custo-benefício, nunca avaliar algo apenas pelo preço, tem que conhecer suas necessidades para alinhá-las com os valores e os benefícios de cada solução disponível.
Ao abrir mão de um bom sistema de gestão, o empresário corre dois riscos, o fiscal e o gerencial. Ricardo Floriano aponta um terceiro: a falta de informação. Para ele, o software oferece um norte ao disponibilizar e organizar as informações internas e externas da empresa. O sistema de gestão é a única fonte completa de informações do negócio, impactando diretamente na qualidade do serviço prestado ao cliente.
“Quanto melhor for a experiência de compra do cliente, da hora que ele tem o primeiro contato com alguém do seu time, passando pela entrega do produto e continuando no pós-venda, melhor será para o negócio. Quem compra óculos de grau normalmente tem que comprar outro a cada ano, então um cliente de óptica nunca vai ser um cliente de uma única venda. Cabe ao empresário conquistá-lo e manter esse contato constante, e o sistema de gestão deve ajudar nisso”, finaliza.
Por Angélica Moraes
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